La GED, un logiciel qui vous assiste dans vos obligations administratives
Le fonctionnement des entreprises s’améliore généralement lorsqu’elles peuvent effectuer aussi rapidement que efficacement la collecte, le stockage, la recherche et la gestion des documents. Ceci sans avoir à faire face à tout un système procédural fastidieux et à des difficultés pour retrouver des informations.
La gestion de la paperasserie constitue une méthode inefficace qui produit des conséquences négatives sur la productivité de toute entreprise. Il importe donc pour toute structure d’opter pour l’un des processus performants pour traiter et gérer les documents. Parmi ces processus, vous pouvez distinguer la gestion électronique de documents (GED) qui présente des caractéristiques et des avantages très profitables pour l’entreprise.
La GED : définition et présentation
La GED nommée en anglais DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management) constitue un processus d’administration des documents au sein d’une entreprise. Elle définit un logiciel mis en place dans l’objectif de favoriser l’organisation et la gestion des informations d’une organisation.
Ces informations se présentant en majorité en version papier se trouvent converties en documents électroniques. Par ce procédé, la GED assure une disponibilité rapide des documents de l’entreprise lors par exemple d’un contrôle de la commission de sécurité.
Lootibox intervient auprès des exploitants d’Établissements Recevant du Public (ERP) dans la gestion de leurs documents administratifs et notamment de tous leurs documents liés à la sécurité de leur bâtiment.
Aujourd’hui, la dématérialisation progressive non seulement des documents, mais aussi des outils informatiques de communication constitue un procédé courant au sein des entreprises. Ceci explique la production et la gestion croissante de documents électroniques par les structures et aussi par les collectivités, les professionnels libéraux, etc.
L’exploitation de ces documents électroniques est favorisée par la gestion électronique de documents. Ainsi, la GED permet de simplifier les travaux quotidiens concernant la gestion documentaire. La gestion électronique documentaire ou de documents représente une solution équitable pour harmoniser les différents processus au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
Aussi, elle permet :
- de centraliser les diverses informations ;
- d’archiver les documents couramment sollicités pour exploitation, modification ou suppression ;
- d’améliorer les collaborations des différents services de la structure ;
- de faciliter aux collaborateurs l’accès aux données, etc.
La GED : mode de fonctionnement
Le fonctionnement de la gestion électronique de documents présente plusieurs étapes. La première étape consiste à la numérisation des documents. Il s’agit d’une opération au cours de laquelle s’effectue le scan de vos documents papier.
Notez que le traitement favorise aussi la localisation rapide des documents numériques lors d’une recherche. La seconde étape concerne le traitement des documents numérisés. Ici, ces documents sont classés, référencés et indexés.
En effet, il est question d’une description du document et de son contenu. Au niveau de cette étape, il doit être précisé la date de la création du document, le type de fichier, etc. Ces précisions facilitent l’exploitation des documents électroniques.
La troisième étape prend en compte le stockage des données. Ce stockage doit non seulement être adapté à la capacité volumique des documents, mais aussi favoriser un temps de consultation rapide. Afin de garantir une sécurité des données contre les risques d’accident tels que les pannes, les incendies et autres risques, des sauvegardes s’avèrent nécessaires.
La quatrième étape fait référence aux fonctionnalités de diffusion. Ces fonctionnalités favorisent non seulement la bonne valorisation des informations, mais aussi leur utilité. Le but de la GED consiste à apporter une ergonomie concrète au sein des données de l’entreprise. Ceci afin de garantir un accès rapide et facile aux informations fiables.
Parmi les nombreux documents de l’entreprise, certains peuvent être modifiés d’autres non à cause de leur caractère sensible. Par ce fait, il importe de définir en priorité :
- une structure documentaire ;
- une écriture des informations ;
- les critères de classifications des documents numérisés ;
- les droits d’accès aux différentes données, etc.
La définition de ces indications permet d’affecter à la GED un outil sur-mesure présentant une efficacité dans l’utilisation quotidienne. Aussi, les particularités de chaque fonction au sein de la structure doivent être prises en compte. Ceci pour la mise en place d’un cadre adapté pour la GED.
La cinquième et dernière étape tient compte de l’archivage. Ce dernier concerne en particulier les documents dont la conservation constitue une exigence selon la législation. Ces documents ne sont pas forcément sollicités au quotidien.
Ainsi, la GED peut intégrer le registre de sécurité de l’entreprise qui doit être consultable avec aisance. Lootibox vous guide dans la procédure de mise en place d’un registre de sécurité pour votre entreprise.
Avec les différentes étapes, la gestion électronique des documents présente des fonctionnalités qui peuvent être résumées en ces quelques points :
- la modification de documents modifiables ;
- l’administration de la coexistence de plusieurs versions ;
- la destruction de documents inutiles ;
- la gestion des règles de conservation ;
- la définition d’un système de classification bien organisé et contrôlé par les utilisateurs ;
- l’organisation des recherches de données ;
- la rapidité dans la consultation et le téléchargement des documents ;
- la sécurisation des informations ;
- la partition des données selon des critères bien définis ;
- la garantie du respect des normes ERP exigées par la législation, etc.
La GED : les avantages
Les bénéfices qu’apporte l’utilisation de la gestion électronique de document à une entreprise sont très diversifiés. En effet, la GED permet de trouver avec facilité, et ce rapidement, la bonne version des documents qu’il convient à chaque instant.
Elle assure le partage des informations entre collaborateurs. Avec la procédure de la GED en entreprise, les dirigeants de la société peuvent définir les personnes qui pourront avoir accès à certains documents.
Ceci en fonction de leur poste occupé et de l’autorisation qu’ils possèdent. Avec la gestion électronique des documents, la mise à jour des données devient un travail aisé. Elle permet une unification des pratiques documentaires au sein d’une entreprise.
La gestion des documents, de leur création à leur mise en archive, s’effectue aisément avec la GED. Il s’ensuit ainsi une meilleure gouvernance quotidienne des documents au sein de l’entreprise. L’adoption d’une GED permet une réduction des coûts de traitement des données.
La gestion électronique documentaire participe de façon active à la sécurité incendie ERP. Ceci en sécurisant le patrimoine regroupant les données de l’entreprise en cas d’incendie. Retrouvez sur le site de Lootibox toute l’information concernant la gestion des documents de votre ERP ainsi qu’un développement des exigences législatives pour toute entreprise.
Notez que la gestion électronique de documents est un outil d’aide au respect de la politique de sécurité en entreprise.
Plusieurs logiciels GED s’offrent à vous dans le monde numérique. Lootibox vous accompagne dans les tâches listées ci-dessus en tant que GED, mais également avec des fonctionnalités complémentaires telles que des alertes spécifiques pour chaque contrôle réglementaire obligatoire.
Faites-vous accompagner par Lootibox
Lootibox est une plateforme digitale qui vous permet de simplifier vos obligations réglementaires et votre suivi périodique. Elle centralise les registres obligatoires de vos bâtiments sur une seule plateforme, afin de retrouver immédiatement les informations dont vous avez besoin.
Lootibox facilite vos mises à jour grâce à l’automatisation. La plateforme assure un rappel de l’échéance de vos contrôles périodiques.
Lootibox vous informe des contrôles et fournit des indicateurs clés, comme par exemple, qui doit effectuer le contrôle et s’il y a des réserves sur l’intervention.
Si vous ne savez pas si vous disposez des documents obligatoires lors des contrôles, Lootibox vous permet de consulter votre tableau synthétique et de visualiser rapidement quels sont les documents manquants. En quelques clics, vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin.